Virtual Assistant: Tugas, dan Skill yang Diperlukan

Cara kerja di berbagai industri juga ikut berubah, di era digital yang terus berkembang saat ini. Salah satu perubahan besar yang terjadi adalah kemunculan profesi virtual assistant. Profesi ini telah membuka pintu bagi banyak orang untuk bekerja secara fleksibel dan efisien, tanpa harus berada di kantor fisik.

Table of Contents

Apa itu Virtual Assistant?

Virtual assistant (VA) adalah seseorang yang memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan secara remote. Profesi ini mirip dengan asisten konvensional, namun dilakukan secara online. Kemajuan teknologi membuat profesi ini semakin diminati karena dianggap efektif dan efisien. Berbeda dengan asisten konvensional, VA tidak memerlukan ruangan khusus, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan.

Secara umum, virtual assistant dapat melakukan berbagai tugas administratif yang diminta oleh perusahaan atau klien untuk mendukung bisnis. Mereka bisa bekerja sebagai karyawan tetap di sebuah perusahaan atau sebagai freelancer yang bekerja kontrak dari perusahaan ke perusahaan lain. VA menjadi tren yang terus tumbuh, terutama setelah pandemi, karena banyak perusahaan yang melihatnya sebagai jalur karier yang menjanjikan.

VA biasanya memiliki pengalaman sebagai asisten administrasi atau manajer, namun sekarang banyak peluang baru bagi mereka yang mahir dalam media sosial, manajemen konten, penulisan blog, desain grafis, dan pemasaran online.

Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant

Berikut ini akan dijelaskan mengenai apa tugas dan tanggung jawab dari seorang virtual assistant.

1. Menginput Data

Tujuan dari VA adalah untuk memberikan bantuan, termasuk dalam menginput data. Menginput data perusahaan yang jumlahnya banyak dan selalu diperbarui harus dilakukan dengan teliti dan baik untuk kepentingan perusahaan. Proses ini dimulai dari pengumpulan data, penyortiran data, pelaporan data, hingga analisis.

2. Mengatur Jadwal

Sebagai seorang asisten, tugasnya adalah mengatur jadwal bagi pimpinan atau perusahaan. Contohnya adalah membuat agenda harian untuk perusahaan, mengatur waktu untuk rapat, dan sebagainya untuk membantu perusahaan berjalan dengan lebih teratur dan mencapai tujuan yang lebih baik.

3. Mengelola Email

Sebagai asisten, perlu untuk mengelola email baik untuk pribadi maupun untuk perusahaan. Mengelola email, terutama untuk perusahaan dengan jumlah email yang banyak, tidaklah mudah. Tugasnya meliputi menyortir, melaporkan, dan memberikan balasan yang tepat sesuai keputusan perusahaan.

4. Mengelola Website

VA juga harus mampu mengelola website perusahaan, meskipun tidak harus memiliki kemampuan IT yang tinggi. Mengelola website meliputi membuat konten, merancang tata letak website, mengelola layanan chat, dan lainnya.

5. Mengelola Media Sosial

Tugas lain dari VA adalah mengelola media sosial, yang saat ini menjadi sangat penting untuk pemasaran. Baik perusahaan maupun individu memerlukan pengelolaan media sosial yang baik untuk membangun citra yang baik. Jadi, mengelola media sosial adalah tugas penting dari seorang VA.

Skill yang Diperlukan Virtual Assistant

Skill yang diperlukan untuk menjadi VA bervariasi tergantung pada layanan yang ingin ditawarkan kepada klien. Misalnya, bila kamu ingin menawarkan layanan manajemen media sosial, kamu akan memerlukan kemampuan dalam mengoperasikan berbagai platform media sosial dan mungkin kemampuan menulis yang baik. Namun, ada beberapa skill umum yang penting dimiliki oleh VA, terlepas dari jenis layanan yang mereka tawarkan.

1. Kemampuan berkomunikasi

Komunikasi adalah kunci dalam pekerjaan VA. Baik itu komunikasi tertulis maupun verbal, kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif sangat penting.

2. Keahlian dalam Microsoft Office dan Google Workspace

Sebagai VA, kamu akan sering menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, serta layanan Google seperti Google Sheets, Google Drive, dan Google Slides. Keahlian dalam menggunakan aplikasi ini akan membantu kamu menjalankan tugas-tugas dengan lebih efisien.

3. Kemampuan manajemen waktu

Seorang VA sering memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang terbatas. Kemampuan untuk mengatur waktu dengan baik dan mengutamakan tugas-tugas yang paling penting akan sangat membantu dalam menjalankan pekerjaan dengan efisien.

4. Kemampuan pengambilan keputusan

Dalam beberapa situasi, kamu mungkin perlu membuat keputusan tanpa bisa berkonsultasi langsung dengan klien atau atasan. Kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan efektif adalah skill yang penting untuk dimiliki oleh VAt.

5. Kemampuan multitasking

Sebagai VA, mungkin harus mengelola beberapa tugas dalam satu waktu. Kemampuan untuk multitasking dengan baik dan tetap menjaga kualitas pekerjaan adalah skill yang sangat berharga dalam profesi ini.

Jenjang Karir Virtual Assistant

Meskipun bekerja secara remote, virtual assistant juga memiliki potensi jenjang karir yang baik. Dengan pengalaman dan skill yang terus berkembang, seorang virtual assistant bisa mencapai posisi yang lebih tinggi, seperti menjadi Executive Virtual Assistant atau bahkan Manajer Marketing.

Itulah beberapa penjelasan tentang Virtual Assistant, semoga informasi ini dapat bermanfaat buat kamu ya. Terimakasih sudah membaca.

Baca juga:

Referensi

Mont’Alvão, C., & Maués, M. (2022). Personified Virtual Assistants: Evaluating Users’ Perception of Usability and UX. In Handbook of Usability and User-Experience (pp. 269-288). CRC Press.
Soofastaei, A. (2021). Introductory Chapter: Virtual Assistants. Virtual Assistant, 1.
Gubareva, R., & Lopes, R. P. (2020). Virtual Assistants for Learning: A Systematic Literature Review. CSEDU (1), 97-103.
Hoyer, W. D., Kroschke, M., Schmitt, B., Kraume, K., & Shankar, V. (2020). Transforming the customer experience through new technologies. Journal of interactive marketing, 51(1), 57-71.
Gubareva, R., & Lopes, R. P. (2020). Virtual Assistants for Learning: A Systematic Literature Review. CSEDU (1), 97-103.
Bolton, R. N., McColl-Kennedy, J. R., Cheung, L., Gallan, A., Orsingher, C., Witell, L., & Zaki, M. (2018). Customer experience challenges: bringing together digital, physical and social realms. Journal of service management, 29(5), 776-808.
Claessen, V., Schmidt, A., & Heck, T. (2017). Virtual Assistants. Humboldt-Universität zu Berlin.