Inventory Control Adalah: Fungsi, Tugas, dan Metode

Inventory control adalah salah satu aspek penting dalam manajemen bisnis yang sering kali diabaikan, namun memiliki peran krusial dalam memastikan kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Pengelolaan persediaan yang baik tidak hanya membantu mengoptimalkan biaya, tetapi juga mencegah keterlambatan pengiriman dan kekurangan stok.

Table of Contents

Apa Itu Inventory Control?

Kontrol inventaris adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan stok barang suatu perusahaan. Pengawasan yang cermat diperlukan agar stok barang mencukupi kebutuhan bisnis atau organisasi.

Tujuan utama dari pengelolaan inventaris adalah memastikan ketersediaan stok untuk digunakan dalam operasi perusahaan. Pengelolaan ini sangat penting untuk mengatur barang agar stoknya mencukupi dan operasional berjalan lancar.

Dengan kontrol inventaris yang baik, perusahaan dapat memantau stok barang dalam jangka waktu tertentu dan merencanakan kebutuhan barang di masa depan. Dalam praktiknya, pengendalian persediaan melibatkan pengumpulan data tentang persediaan dan permintaan pelanggan, serta penggunaan analisis statistik dan teknik lainnya untuk memprediksi kebutuhan persediaan di masa depan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat tentang kapan harus memesan lebih banyak produk, kapan harus menyesuaikan harga, dan bagaimana cara mengelola persediaan secara efektif.

Fungsi Inventory Control

Pengelolaan inventaris perlu dilakukan untuk memastikan kegiatan operasional berjalan lancar. Berikut beberapa fungsi utama dari inventory control:

Mencegah keterlambatan pengiriman barang yang merugikan bisnis.
Dengan menghindari kelebihan persediaan, biaya penyimpanan dan risiko barang usang dapat dikurangi, sehingga meningkatkan efisiensi biaya operasional.
Pelanggan yang puas cenderung menjadi pelanggan setia. Ketersediaan barang yang konsisten memastikan pelanggan mendapatkan apa yang mereka butuhkan tepat waktu.
Data persediaan yang akurat memungkinkan perencanaan yang lebih baik dalam hal produksi, pengadaan, dan penjualan.

Tugas Inventory Control Staff

Pengelolaan inventaris perlu dilakukan oleh tim yang memiliki tugas spesifik dalam pengelolaan barang. Berikut adalah tugas inventory control staff:

1. Penghitungan Stok

Tugas utama dari inventory control adalah menghitung jumlah persediaan barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan lainnya. Ini melibatkan pencatatan dengan cermat setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang untuk memastikan bahwa stok barang selalu terkontrol.

2. Pengecekan Data

Setelah melakukan penghitungan dan perekapan data stok persediaan, perlu dilakukan pengecekan data yang dilakukan oleh staf. Apabila kuantitas barang sudah sesuai dengan rekapan, maka staf yang bertugas akan memberikan laporan kepada supervisor.

3. Pendataan Berkala

Pendataan stok barang tidak hanya dilakukan sekali saja, tetapi perlu dilakukan secara berkala. Inventory control bertugas untuk melakukan audit rutin terhadap persediaan barang untuk memastikan bahwa jumlah barang selalu terpenuhi dan tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan.

4. Pembuatan Laporan

Inventory control juga bertanggung jawab untuk membuat laporan tentang status persediaan barang. Laporan ini mencakup informasi tentang jumlah barang yang masuk dan keluar, perubahan harga, dan proyeksi kebutuhan persediaan di masa depan. Laporan ini sangat penting sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan bagi manajemen perusahaan.

Metode Inventory Control

Terdapat beberapa metode yang perlu diketahui dalam mengelola stok persediaan barang suatu perusahaan, di antaranya:

1. Just in Time (JIT)

Metode JIT cocok diterapkan oleh pemilik bisnis berskala kecil karena tidak melibatkan biaya dan risiko dalam penyimpanan stok. Dengan JIT, barang diproduksi atau dipesan hanya saat diperlukan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan mengurangi risiko kelebihan stok.

2. Pengiriman Massal

Perusahaan dengan produk yang memiliki daya jual tinggi bisa menggunakan metode pengiriman massal. Metode ini melibatkan pengiriman barang dalam jumlah besar untuk mengurangi biaya per unit. Namun, perlu diperhatikan risiko perubahan permintaan yang tidak terduga.

3. Cross-Docking

Metode cross-docking memungkinkan pelaku bisnis untuk melakukan penyortiran barang yang baru saja masuk ke gudang dan mengirimkannya langsung ke destinasi tujuan. Penerapan cross-docking mengutamakan pengiriman barang baru terlebih dahulu.

4. Consignment

Metode consignment memungkinkan pelaku bisnis untuk mengatur pengelolaan inventaris tanpa pembayaran di muka. Penerapan consignment memungkinkan pelaku bisnis untuk mengirim barang kepada pembeli jika telah menyelesaikan transaksi pemesanan dan membayar sesuai harga yang disepakati.

5. Analisis ABC

Identifikasi stok persediaan bisa dilakukan dengan analisis ABC yang membantu klasifikasi barang berdasarkan tingkatan nilai konsumsi. Secara otomatis, barang bisa diatur sesuai dengan nilai konsumsi tertinggi hingga terendah.

6. Penghitungan Siklus

Disebut juga sebagai cycle count, metode inventory control ini fokus pada penghitungan stok pada hari tertentu tanpa pengecekan keseluruhan. Mengingat penghitungannya yang dilakukan secara berkala, inventory control ini bisa dilakukan dengan akurat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Aktivitas Inventory Control

Aktivitas inventory control meliputi sejumlah tindakan yang dilakukan untuk mengelola persediaan barang dengan efektif, di antaranya adalah:

1. Stok Opname

Proses menghitung secara fisik persediaan barang yang ada pada saat tertentu. Hal ini dilakukan untuk memastikan keakuratan pencatatan persediaan dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

2. Cycle Count

Proses penghitungan teratur persediaan barang dalam jumlah tertentu. Ini bertujuan untuk memantau persediaan secara berkala dan memastikan keakuratan persediaan barang yang tercatat.

3. Audit Pergerakan Barang

Proses memeriksa barang yang dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain dalam gudang atau dalam proses produksi. Ini memastikan bahwa barang dipindahkan secara akurat dan tidak terjadi kehilangan atau kerusakan barang.

4. Audit Penyimpanan

Proses memeriksa barang yang baru saja disimpan di lokasi penyimpanan atau rak oleh pekerja gudang. Ini memastikan bahwa barang disimpan di tempat yang tepat dan tidak ada kerusakan atau kehilangan barang.

5. Audit Pengambilan

Proses memeriksa barang yang diambil dari lokasi penyimpanan atau rak oleh pekerja gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan. Ini memastikan bahwa barang yang diambil adalah barang yang tepat dan jumlahnya sesuai dengan pesanan pelanggan.

Keuntungan Inventory Control yang Efektif

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, setiap langkah kecil dapat membuat perbedaan besar antara kesuksesan dan kegagalan. Salah satu aspek penting yang sering diabaikan oleh banyak pengusaha adalah pengelolaan inventaris atau persediaan barang. Terkadang dianggap sepele, namun pengendalian inventaris yang tepat dapat menjadi faktor kunci dalam menjaga kelangsungan bisnis.

Dengan inventory control yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari barang, dan meningkatkan produktivitas pekerja.
Menghindari kelebihan stok dan kekurangan stok membantu perusahaan menghemat biaya penyimpanan dan biaya pemesanan darurat. Ini juga mengurangi risiko kerugian akibat barang kadaluarsa atau usang.
Dengan persediaan yang terkelola dengan baik, perusahaan dapat memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas.
Data persediaan yang akurat dan laporan yang terperinci membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait pengadaan barang, penjualan, dan strategi bisnis lainnya.
Dengan sistem inventory control yang baik, perusahaan dapat mencegah pencurian, kehilangan, dan kerusakan barang. Ini juga membantu dalam melacak barang yang hilang atau salah tempat.

Tantangan dalam Inventory Control

Beberapa tantangan dalm iventory control sebagai berikut:

1. Permintaan yang Tidak Terduga

Perubahan permintaan yang tidak terduga bisa menjadi tantangan besar dalam mengelola persediaan. Perusahaan harus siap untuk menyesuaikan stok mereka dengan cepat untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

2. Kesalahan Manusia

Kesalahan dalam pencatatan, penghitungan, dan pelacakan persediaan bisa menyebabkan ketidakakuratan data. Ini bisa mengakibatkan masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan dan mengelola stok dengan efektif.

3. Integrasi Sistem

Mengintegrasikan sistem inventory control dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem penjualan dan sistem keuangan, bisa menjadi tantangan. Integrasi yang buruk bisa menyebabkan data yang tidak sinkron dan masalah operasional.

4. Perubahan Teknologi

Teknologi terus berkembang dan perusahaan harus siap untuk mengadopsi teknologi baru yang dapat membantu dalam pengelolaan persediaan. Ini membutuhkan investasi dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan karyawan.

5. Kepatuhan Regulasi

Perusahaan harus mematuhi berbagai regulasi yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan barang, terutama jika mereka beroperasi di industri yang diatur ketat seperti farmasi atau makanan dan minuman.

Teknologi dalam Inventory Control

Penggunaan teknologi dalam inventory control dapat membantu perusahaan mengelola persediaan dengan lebih efektif. Beberapa teknologi yang umum digunakan antara lain:

1. Sistem Manajemen Persediaan (IMS)

Sistem manajemen persediaan membantu perusahaan dalam melacak, mengelola, dan mengoptimalkan persediaan mereka. Ini mencakup fitur seperti pelacakan barcode, pemantauan real-time, dan analisis data persediaan.

2. Barcode dan RFID

Teknologi barcode dan RFID memungkinkan perusahaan untuk melacak barang dengan cepat dan akurat. Ini mengurangi kesalahan manusia dalam pencatatan dan meningkatkan efisiensi operasional.

3. Perangkat Lunak ERP

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, termasuk inventory control, dalam satu platform. Ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang operasi mereka dan membuat keputusan yang lebih baik.

4. Automasi Gudang

Automasi gudang melibatkan penggunaan robot, sistem pemindahan otomatis, dan teknologi lainnya untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. Ini membantu mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan kecepatan operasional.

5. Analisis Data dan AI

Analisis data dan kecerdasan buatan (AI) dapat membantu perusahaan dalam memprediksi permintaan, mengoptimalkan persediaan, dan mengidentifikasi tren yang dapat mempengaruhi pengelolaan persediaan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil langkah-langkah proaktif dalam mengelola stok mereka.

Langkah-Langkah untuk Meningkatkan Inventory Control

Berikut ini beberapa langkah untuk meningkatkan inventory control:

1. Melakukan Audit Persediaan Secara Berkala

Audit persediaan secara berkala membantu memastikan bahwa data persediaan akurat dan sesuai dengan kondisi fisik. Ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi dalam pengelolaan persediaan.

2. Menggunakan Teknologi untuk Pelacakan Persediaan

Mengadopsi teknologi seperti barcode, RFID, dan sistem manajemen persediaan dapat membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pelacakan persediaan. Ini juga memungkinkan pemantauan real-time terhadap persediaan barang.

3. Melakukan Pelatihan untuk Staf

Pelatihan yang baik untuk staf yang terlibat dalam pengelolaan persediaan sangat penting untuk memastikan bahwa mereka memahami prosedur dan teknologi yang digunakan. Ini membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.

4. Mengoptimalkan Proses Pengadaan

Mengoptimalkan proses pengadaan barang dengan bekerja sama dengan pemasok yang andal dan menggunakan metode seperti Just in Time (JIT) dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan.

5. Menggunakan Analisis Data untuk Peramalan Permintaan

Menggunakan analisis data dan kecerdasan buatan untuk memprediksi permintaan produk dapat membantu dalam merencanakan persediaan dengan lebih baik. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan permintaan dan mengelola persediaan dengan lebih efektif.

6. Mengintegrasikan Sistem Inventory Control dengan Sistem Lain

Mengintegrasikan sistem inventory control dengan sistem penjualan, sistem keuangan, dan sistem lainnya dalam perusahaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan persediaan. Ini juga memungkinkan pemantauan dan pelaporan yang lebih baik.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, memiliki sistem inventory control yang efektif dapat menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan. Oleh karena itu, perusahaan perlu terus mengembangkan dan meningkatkan sistem pengelolaan persediaan mereka untuk tetap bersaing dan berkembang di pasar yang terus berubah. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.

Baca juga:

Referensi

Bowersox, D. J., Closs, D. J., & Cooper, M. B. (2012). Supply Chain Logistics Management (4th ed.). McGraw-Hill Education.
Chikán, A., & Whybark, D. C. (1990). Cross-docking: Just-in-time for logistics. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 20(7), 10-18. https://doi.org/10.1108/09600039010004296
Chopra, S., & Meindl, P. (2016). Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation (6th ed.). Pearson Education.
Christopher, M. (2016). Logistics & Supply Chain Management (5th ed.). Pearson Education.
Cui, L., & Hertz, S. (2011). How do regional third-party logistics firms innovate? The role of resources, processes and capabilities. Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review, 47(1), 134-149. https://doi.org/10.1016/j.tre.2010.07.005
Fawcett, S. E., Ellram, L. M., & Ogden, J. A. (2007). Supply Chain Management: From Vision to Implementation. Pearson Education.
Goyal, S. K., & Giri, B. C. (2001). Recent trends in modeling of deteriorating inventory. European Journal of Operational Research, 134(1), 1-16. https://doi.org/10.1016/S0377-2217(00)00248-4
Gunasekaran, A., & Ngai, E. W. T. (2004). Information systems in supply chain integration and management. European Journal of Operational Research, 159(2), 269-295. https://doi.org/10.1016/j.ejor.2003.08.016
Hobbs, J. E. (1996). A transaction cost approach to supply chain management. Supply Chain Management: An International Journal, 1(2), 15-27. https://doi.org/10.1108/13598549610155260
Jonsson, P., & Mattsson, S.-A. (2016). Logistics and Supply Chain Management. McGraw-Hill Education.
Li, S., Ragu-Nathan, B., Ragu-Nathan, T. S., & Rao, S. S. (2006). The impact of supply chain management practices on competitive advantage and organizational performance. Omega, 34(2), 107-124. https://doi.org/10.1016/j.omega.2004.08.002
Nahmias, S., & Olsen, T. L. (2015). Production and Operations Analysis (7th ed.). Waveland Press.
Stock, J. R., & Lambert, D. M. (2001). Strategic Logistics Management (4th ed.). McGraw-Hill Education.
Van der Vorst, J. G. A. J., & Beulens, A. J. M. (2002). Identifying sources of uncertainty to generate supply chain redesign strategies. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 32(6), 409-430. https://doi.org/10.1108/09600030210437951
Waters, D. (2003). Inventory Control and Management (2nd ed.). Wiley.

Please follow and like bams:

Post Views: 564