2 Cara Membuat Virtual Account: Bank dan Payment Gateway

Cara Membuat Virtual Account – Bayangkan, setiap hari, puluhan pelanggan belanja di toko online. Tapi, kamu masih harus repot cek transfer manual, cocokin nominal, lalu konfirmasi pesanannya satu per satu. Capek? Pasti. Rawan salah? Bisa banget.

Nah, di sinilah Virtual Account (VA) jadi penyelamat. Dengan VA, semua pembayaran langsung otomatis tercatat tanpa perlu buka-buka notifikasi bank atau khawatir ada transaksi yang nyasar.

Tapi, gimana sih cara bikinnya? Apakah harus punya usaha besar dulu? Tenang, di bawah ini bakal bahas cara membuat virtual account, mulai dari lewat bank sampai pakai jasa payment gateway. Plus, tips biar nggak ketipu pilih penyedianya.

Table of Contents

Apa Itu Virtual Account?

Virtual Account pada dasarnya berfungsi seperti rekening virtual sementara yang diberikan khusus kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran. Setiap transaksi dapat memiliki nomor VA yang berbeda-beda, atau tetap sama, tergantung pada jenis virtual account yang digunakan. Begitu pelanggan melakukan transfer ke nomor VA tersebut, sistem secara otomatis akan mencocokkan pembayaran dan mengonfirmasinya tanpa perlu pengecekan manual.

Misalkan kamu memiliki toko online. Ketika pelanggan memilih metode pembayaran menggunakan Virtual Account BCA, sistem akan langsung menghasilkan nomor VA unik untuk transaksi tersebut, misalnya 888123456789. Pelanggan kemudian melakukan transfer ke nomor tersebut melalui mobile banking, ATM, atau internet banking.

Begitu dana masuk ke nomor VA tersebut, sistem otomatis mendeteksi dan memperbarui status pesanan menjadi “Lunas” tanpa kamu perlu repot membuka aplikasi banking, mengecek mutasi, atau memverifikasi transfer secara manual.

Lalu, apa bedanya dengan rekening biasa?

Kalau menggunakan rekening biasa, semua transfer dari pelanggan masuk ke satu nomor rekening yang sama. Kamu harus mengecek setiap transaksi satu per satu, mencocokkan nominal, memverifikasi bukti transfer, dan baru kemudian mengupdate status pesanan. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tapi juga rentan human error, misalnya salah input nominal atau kelewatan mengecek transfer.

Sedangkan dengan Virtual Account, setiap transaksi memiliki ID pembayaran unik. Jadi, begitu pelanggan transfer, sistem langsung tahu itu untuk transaksi mana. Tidak perlu lagi buka-buka history mutasi bank atau khawatir ada pembayaran yang “nyasar” karena salah nominal.

Jenis-Jenis Virtual Account

Dalam dunia pembayaran digital, virtual account terbagi menjadi dua jenis utama yang perlu dipahami sebelum memilih yang paling cocok untuk bisnis kamu. Mari kita bahas satu per satu agar lebih mudah dimengerti.

1. Fixed Virtual Account

Fixed Virtual Account adalah jenis virtual account yang menggunakan nomor rekening virtual tetap untuk setiap pelanggan. Artinya, nomor VA yang sama akan digunakan berulang-ulang untuk transaksi yang sama.

Jenis ini sangat ideal untuk:

Bisnis dengan model langganan bulanan/tahunan seperti SaaS (Software as a Service)
Pembayaran rutin seperti uang sekolah atau iuran pendidikan
Sistem membership premium
Pembayaran cicilan atau angsuran
Premi asuransi yang dibayarkan secara berkala

Keunggulan utamanya? Pelanggan tidak perlu repot mencatat nomor rekening baru setiap kali mau bayar. Cukup simpan nomor VA tersebut dan gunakan untuk pembayaran berikutnya.

2. Non-Fixed Virtual Account

Berbeda dengan fixed, Non-Fixed Virtual Account akan menghasilkan nomor VA baru untuk setiap transaksi. Setiap kali pelanggan ingin melakukan pembayaran, sistem akan mengeluarkan nomor VA unik yang khusus untuk transaksi tersebut.

Jenis ini paling cocok untuk:

Transaksi e-commerce seperti Tokopedia, Shopee, atau website toko online mandiri
Pembayaran event atau tiket sekali waktu
Donasi atau penggalangan dana
Pembayaran tagihan yang tidak rutin
Transaksi retail dengan nilai berbeda-beda

Keuntungan besarnya? Tingkat keamanan lebih tinggi karena setiap transaksi memiliki identitas unik. Plus, memudahkan sistem untuk melakukan rekonsiliasi otomatis.

Fixed VA itu seperti langganan koran , bayarnya rutin ke nomor yang sama. Non-Fixed VA lebih seperti beli tiket bioskop setiap transaksi dapat nomor baru. Jangan sampai salah pilih. Bayangkan bila kamu menerapkan fixed VA untuk e-commerce dengan ribuan transaksi harian. Bisa kewalahan mengelolanya. Sebaliknya, menggunakan non-fixed VA untuk pembayaran rutin justru akan menyulitkan pelanggan.

Cara Buat Virtual Account

Berikut ini 2 metode cara buat Virtual Account bisa lewat Bank dan Payment Gateway .

1. Lewat Bank (BCA, Mandiri, BRI, dll)

Merupakan cara paling resmi dan terintegrasi langsung dengan sistem perbankan. berikut ini penjelasan membuat VA untuk beberapa klien bisnis.

a. Persyaratan yang Harus Disiapkan

Kamu harus memiliki rekening bisnis, bukan rekening pribadi. Bank biasanya meminta dokumen legal seperti KTP direksi, NPWP perusahaan, SIUP, serta akta pendirian perusahaan (untuk PT/CV). Untuk usaha perorangan, biasanya cukup KTP dan NPWP.

b. Langkah-langkah Pembuatan

Hubungi Relationship Manager di bank tempat kamu memiliki rekening bisnis. Kalau belum punya RM, datang langsung ke cabang bank dan sampaikan ke customer service bahwa kamu ingin membuat virtual account untuk bisnis.

Setelah itu, kamu akan diminta mengisi formulir permohonan yang berisi detail bisnis, jenis virtual account yang diinginkan (fixed/non-fixed), serta perkiraan volume transaksi. Formulir ini biasanya disertai dengan lampiran dokumen yang sudah disebutkan sebelumnya.

Proses verifikasi biasanya memakan waktu 3-7 hari kerja. Bank akan mengecek legalitas usaha dan melakukan risk assessment. Untuk bisnis dengan omset besar, kadang bank meminta meeting tambahan untuk memahami model bisnis lebih dalam.

Setelah disetujui, kamu akan mendapatkan akses ke dashboard virtual account dan dokumentasi API jika ingin mengintegrasikan dengan sistem internal. Beberapa bank menyediakan training singkat untuk penggunaan dashboard ini.

c. Biaya

Biaya setup bervariasi tergantung bank dan paket yang dipilih. Beberapa bank seperti BCA dan Mandiri mengenakan biaya setup mulai Rp500 ribu hingga Rp2 juta. Namun untuk nasabah prioritas atau dengan volume transaksi tinggi, biaya ini seringkali bisa dinegosiasikan.

Bank Penyedia Virtual Account Terbaik:

BCA dengan produk Virtual Account BCA-nya sangat populer di kalangan e-commerce
Bank Mandiri melalui layanan Mandiri Bill Payment
BRI dengan BRI Virtual Account
BNI melalui BNI Virtual Account
Permata Bank dengan Permata VA

2. Lewat Payment Gateway (Midtrans, Xendit, Doku, dll)

Kalau ngomongin bikin virtual account lewat payment gateway, ini tuh kayak pakai jalan tol dibanding jalan biasa. Prosesnya lebih cepat, lebih simpel, tapi tetep aman dan terpercaya. Saya udah coba beberapa provider dan mau bagi pengalaman nyata biar kamu nggak perlu trial and error kayak saya dulu.

Kenapa Pilih Payment Gateway? Pertama-tama, metode ini cocok banget buat kamu yang:

Nggak mau ribet ngurus dokumen ke bank yang kadang bikin pusing
Butuh virtual account aktif cepat, bisa dalam 1-2 hari kerja
Pengen bisa terima pembayaran dari berbagai bank sekaligus
Bisnis masih UMKM tapi mau tampil profesional

a. Syarat Dasar yang Perlu Disiapkan

Meski lebih fleksibel, payment gateway tetap punya beberapa requirement:

Usaha harus legal, minimal punya KTP dan NPWP pribadi kalau masih usaha perorangan
Untuk yang sudah berbadan hukum, siapkan akta perusahaan dan NPWP perusahaan
Kalau mau integrasi ke website/toko online, pastikan sudah punya platform yang siap dipasang

b. Langkah Pembuatan Virtual Account

Prosesnya jauh lebih simpel dibanding lewat bank:

Pilih penyedia payment gateway seperti Xendit, Midtrans, atau Doku. Isi form pendaftaran online dengan data dasar bisnis kamu. Biasanya cuma butuh 10-15 menit saja.
Upload scan KTP, NPWP, dan SIU jika ada. Untuk yang masih usaha perorangan, biasanya cukup KTP dan NPWP pribadi. Proses verifikasi ini yang biasanya selesai dalam 1-2 hari kerja.
Setelah akun diverifikasi, kamu bisa langsung mengaktifkan fitur virtual account melalui dashboard mereka. Di sini kamu dapat setel preferensi, mau pakai VA fixed atau non-fixed, pilihan bank yang diinginkan, dll.
Kalau punya website toko online:
- Untuk WordPress/WooCommerce atau Shopify, biasanya sudah ada plugin tinggal install
- Kalau pakai platform custom, bisa gunakan API mereka yang dokumentasinya cukup lengkap
- Ada juga opsi payment link kalau tidak mau repot integrasi sistem

Setelah pakai beberapa payment gateway, saya menemukan beberapa benefit menarik:

Banyak yang gratis setup fee, beda dengan bank yang bisa charge sampai jutaan rupiah
Dapatkan VA dari berbagai bank sekaligus (BCA, Mandiri, BRI, dll) tanpa perlu buka rekening di masing-masing bank
Fitur Tambahan Keren
- Laporan transaksi real-time
- Notifikasi otomatis ke pelanggan
- Sistem reminder untuk pembayaran yang tertunda
- Auto-reconciliation dengan akuntansi Anda
Biasanya punya tim support yang lebih cepat merespons dibanding bank